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Uma das melhores maneiras de escolher o software de gestão tem custo zero e está ao alcance de qualquer empresa: o usuário.

Pode parecer estranho, mas muitas empresas não convidam o usuário final a participar da escolha do software de gestão e, assim, perdem uma oportunidade valiosa.

O usuário é quem realmente vivencia a rotina em detalhes. É ele quem conhece todas as particularidades do departamento, sabe quais são as maiores dificuldades do dia-a-dia e provavelmente tem as melhores idéias sobre como o software de gestão poderá auxiliar no aumento da eficiência.

Assim, ao selecionar fornecedoras de sistemas de gestão, agende demonstrações com seu usuário. Em seguida, peça a opinião dele sobre cada solução, pergunte qual a favorita e quais as razões.

O usuário fará sua escolha de acordo com as funcionalidades, adequação às necessidades do departamento, nível de eficiência operacional e otimização de processos. Ele não será influenciado por questões como o custo do software, por exemplo. O usuário irá avaliar baseado puramente em conteúdo.

Convide seu usuário a participar ativamente da escolha do software de gestão. Sua empresa só tem a ganhar.

Elaborado por «Satai http://www.satai-ti.com/

Preço. Essa é uma questão crucial para o empresário durante processo de escolha de um software de gestão.

Para aumentar as chances de acertar na escolha, uma boa dica é: nunca analise o preço isoladamente. Isso porque o software de gestão é um “produto” cuja variação de conteúdo é extremamente alta de fornecedora para fornecedora.

Dois softwares de Controle de Estoque, por exemplo, podem ser completamente diferentes. Um pode ser customizado, o outro não. Um pode cumprir apenas a rotina básica enquanto o outro oferece uma série recursos adicionais. E assim por diante.

Como saber se o valor cobrado pela fornecedora é justo? Compare os softwares na prática. Solicite uma demonstração com cada fornecedora e convide o futuro usuário a participar. O objetivo é verificar o nível de adequação do software ao que você precisa.

Qual software facilita mais a rotina de sua empresa? Qual oferece recursos mais práticos? Qual tem as melhores soluções para cada tarefa?

Durante a apresentação, faça perguntas, peça ao demonstrador que faça simulações no software de acordo com o que você precisa, analise a resposta que o software dá às suas rotinas mais complicadas.

Fazendo este procedimento, você poderá analisar com bastante clareza a relação custo/benefício de cada software e, assim, tomar a melhor decisão.

Elaborado por «Satai http://www.satai-ti.com/

Muitas vezes a implantação de um software de gestão fracassa porque não é dada atenção necessária àquele profissional que irá, de fato, fazer uso da ferramenta no dia-a-dia: o usuário.

Por isso um dos aspectos mais importantes é a questão do treinamento.

Quando o usuário não recebe um treinamento adequado, ele não faz um bom uso da ferramenta e sente-se frustrado. Como resultado, ele pode passar a evitar o uso do software, voltando a executar tarefas da maneira como fazia antes da implantação.

O ideal é que o usuário receba um treinamento constante (ou por um período maior), de forma personalizada, que permita que ele aprenda a utilizar todos os recursos do software de gestão da melhor maneira possível. Este comprometimento com o usuário gera resultados extremamente benéficos para a empresa:

1. Ao aprender a utilizar todos os recursos do software, o usuário explora 100% da capacidade da ferramenta, valorizando o investimento feito pelo empresário.

2. O treinamento personalizado gera um resultado mais eficiente pois é o usuário quem determina o ritmo do aprendizado.

3. O usuário sente-se apoiado e passa a colaborar para um uso cada vez melhor do software, gerando mais eficiência e produtividade para a empresa.

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Adquirir um software de gestão empresarial customizado é uma opção vantajosa:

Veja o porquê:

1. O software é desenvolvido sob medida para as necessidades da sua empresa, levando em consideração o ramo de negócios, metodologias de trabalho, rotina de cada departamento e preferências do usuário final.

2. Gera maior nível de identificação e adesão entre os futuros usuários, já que um software customizado leva em consideração particularidades da rotina de trabalho desses profissionais.

3. Integra-se completamente à rotina ao oferecer soluções totalmente alinhadas às necessidades da empresa.

4. Eleva o nível de produtividade, atuando como um poderoso aliado da equipe no cumprimento da rotina.

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O software de gestão empresarial tem como objetivo facilitar e tornar mais produtiva a rotina da empresa fornecendo uma informatização inteligente dos processos tais como controle financeiro, contabilidade, compras, estoque, emissão de notas fiscais e outros.

Mas apesar de os softwares de gestão já serem conhecidos no mundo dos pequenos e médios negócios, é ainda relativamente comum que empresas de porte razoável cumpram rotinas manualmente ou utilizando aplicativos de escritório.

As rotinas manuais possuem uma série de desvantagens. Primeiramente, desvalorizam o tempo de trabalho da equipe. Um procedimento que poderia ser realizado em segundos por um software de gestão pode levar horas se realizado manualmente.

Em segundo lugar, todo procedimento feito manualmente gera uma maior probabilidade de erros. Identificar e corrigir esses erros exige ainda mais tempo da equipe.

O problema é que esse tempo precioso poderia estar sendo utilizado de maneira mais produtiva e vantajosa para a empresa (a equipe poderia estar criando estratégias para aumentar o volume de vendas, dando mais atenção aos clientes etc).

Quanto aos aplicativos de escritório, um dos argumentos mais comuns é que um aplicativo tem custo zero (já que é comum estar disponível em qualquer computador de empresa).

Na verdade, essa visão não é inteiramente verdadeira. Como os aplicativos de escritório não são softwares de gestão, o empresário é obrigado a criar ele mesmo uma série de métodos, rotinas e cálculos complexos para fazer com que essas ferramentas se aproximem ao máximo do que ele precisa.

Há um gasto de tempo e esforço muito grande para tentar atingir esse objetivo (e manter o aplicativo funcionando dessa maneira). E tempo e esforço do empresário – e de sua equipe – custam dinheiro para a empresa.

Os aplicativos de escritórios, entretanto, não são vilões. Em caso de empresas iniciantes, essas ferramentas podem servir para um controle básico (até que a empresa saia desse estágio inicial) e também para ajudar o empresário a identificar as necessidades de informatização do seu negócio, o que será muito útil para uma futura aquisição de um software de gestão.

O problema é quando os aplicativos de escritório continuam sendo utilizados quando o volume de trabalho aumenta, a rotina torna-se mais complexa e as necessidades mais gritantes.

O software de gestão empresarial é um aliado do empresário, uma poderosa ferramenta que organiza a rotina, facilita a execução das tarefas, oferece informações estratégicas e libera tempo de toda equipe para cuidar do que interessa: o crescimento do negócio.

Confira outras vantagens do software de gestão empresarial:

1. É o software ideal para controle e gestão dos processos empresariais.

2. Elimina rotinas manuais ou pouco eficientes.

3. Integra os departamentos, evitando a redigitação de informações.

4. Agiliza e facilita o cumprimento das tarefas do dia-a-dia da empresa.

5. Centraliza as informações.

6. Permite ao empresário um acompanhamento mais eficiente da rotina dos departamentos.

7. Diminui o trabalho “burocrático” liberando a equipe para dedicar mais tempo ao crescimento do negócio.

8. Pode ser customizado de acordo com as necessidades específicas de sua empresa.

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